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Quand est-ce qu’on doit automatiser une tâche ? Commencez maintenant.

Vous avez probablement automatisé quelque chose sans vous en rendre compte.

Recevez-vous une notification avant le début de vos réunions ? C'est ainsi que fonctionne l'automatisation. Recevez-vous un message lorsqu'il est temps de renouveler un abonnement ou lorsqu'un événement approche ? C’est l'automatisation une fois de plus !

Cependant, si vous n'êtes pas habitué à créer vous-même des flux de travail automatisés, il peut être intimidant de considérer comment l'automatisation peut vous aider à gagner du temps. Quels facteurs prenez-vous en compte pour décider quoi automatiser ? Que pouvez-vous accomplir plus efficacement si vous ne faites pas les tâches répétitives vous-même ? Quoi automatiser en premier ?

Nous avons demandé aux spécialistes d'ixodron comment ils déterminent quand une tâche doit être automatisée. Voici ce qu'ils ont dit :

C'est une tâche que vous devez faire régulièrement ou selon un calendrier défini.

Lorsque vous décidez quelles parties de votre travail à automatiser, un bon point de départ est de vous demander : « Quelles tâches exécutez-vous le plus souvent ? »

L'automatisation est idéale pour les tâches qui doivent être effectuées souvent ou selon un calendrier défini, car les avantages sont immédiats. Chaque jour, vous passerez moins de temps sur des tâches répétitives qui pourraient rapidement devenir lassantes ou irritantes.

« Si je dois faire quelque chose trois fois, c’est très probable que je devrai le faire une quatrième et une cinquième fois », explique Cosmin Dobrita, architecte RPA chez ixodron. « Quand je suis enclin à ajouter quelque chose à mon application de tâches en tant qu'élément récurrent, je sais que ce sera un bon choix pour l'automatisation. Même s'il s'agit simplement d'un événement annuel, j'essaierai de l'automatiser. »

Flaviu Cioanca, directeur des ventes, note qu'il s'efforce d'identifier les aspects de son travail quotidien qui sont répétitifs et fastidieux à exécuter manuellement.

« J'envisagerai d'automatiser une activité s'il s'agit d'un élément répétitif ou désagréable de mon flux de travail quotidien », dit-il. « Copier les données des factures et les mettre dans l'ERP ou le CRM est un excellent exemple. Dans notre cas, ixodron a configuré un workflow interne qui analyse une facture client directement à partir du courriel, identifie les données à copier, puis alimente simplement dans le CRM, en remplissant automatiquement les blancs."

Étudions maintenant quelques cas d'utilisation de l'automatisation pour l’écosystème Microsoft (Office, Teams et Azure sont utilisés quotidiennement par toutes les entreprises) :

La tâche implique le partage d'informations entre différentes applications.

Le copier-coller est laborieux et prend du temps. D'autres méthodes manuelles de transfert de données, telles que l'exportation de fichiers CSV à partir d'un logiciel, puis leur importation dans un autre, sont également inefficaces. Cela devient rapidement écrasant si vous devez le faire encore et encore quotidiennement ou hebdomadairement.

« La tâche utilise des logiciels du début à la fin ? » je demande au moment de décider si une tâche est un candidat approprié pour l'automatisation, explique Cosmin Dobrita.

L'automatisation est idéale pour les tâches qui impliquent le déplacement de données entre les programmes. Lorsque quelqu'un remplit un formulaire sur votre site web ou s'abonne par courriel à une campagne de marketing, vous pouvez automatiquement créer de nouveaux prospects dans votre CRM.

La tâche est répétitive et ne nécessite pas de réflexion.

Un autre facteur important à évaluer est de savoir si une activité nécessite réellement une touche humaine. Est-il nécessaire d'être créatif, capable de résoudre des problèmes ou d'être émotionnellement intelligent ? Si tel est le cas, vous devriez éviter de l'automatiser. Un outil d'automatisation comme Microsoft Power Automate, en revanche, peut facilement gérer une tâche ennuyeuse et simple qui n'implique pas de réflexion complexe.

Flaviu Cioanca propose d'identifier les tâches que vous souhaiteriez ne pas avoir à faire en répondant à une série de questions :

« La tâche a-t-elle une récurrence mensuelle ?

Y a-t-il un ensemble de séquences à suivre à chaque fois ?

Est-ce que je veux faire autre chose à la place de cette tâche ?"

La tâche détourne votre attention de ce que vous voulez vraiment faire.

Et, en fin de compte, c'est ce que font la plupart des gens : ils automatisent des choses qui les empêchent d'accomplir ce qu'ils doivent faire.

"Je pense toujours comme ça : combien du temps est-ce que je perds sans effectuer d'opérations commerciales importantes comme les ventes ou le service client ?", ajoute Cosmin Dobrita. "Je pense déjà à automatiser des tâches si la réponse est la suivante : plus de 15 à 20 minutes par jour et la tâche nécessite une procédure basée sur des règles qui utilise un logiciel du début à la fin."

L’expert soutient que l'automatisation signifie plus que simplement lui économiser quelques minutes ici et là. Tout dépend de la façon dont ce temps s'accumule.

« Au cours d'une année, tous ces minutes s'accumulent, explique-t-il. « Un exemple : 20 minutes économisées chaque jour de la semaine multipliées par 250 jours de travail dans une année, c'est environ 5.000 minutes économisées. C'est plus de 80 heures, ou deux semaines !

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