Afiliados • Members • Medlemmar • Sócios • Tagok • メンバー • Medlemmer • Üyeler • Membri • Medlemmer • Leden • Članovi • Члени • Μέλη • Члены • 회원사 • Jäsenet • Členovia • Членове • Anëtarë • Členové • Mitglieder
Arhivarea electronică a documentelor contabile
Începând cu 1 ianuarie 2016, documentele contabile vor putea fi păstrate nu doar pe hârtie, ci și în format electronic, ca urmare a adoptării Ordinului Ministrului Finanțelor Publice nr. 2634/2015 (publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015), care a intrat in în vigoare la 1 ianuarie 2016. De asemenea, Ordinul aduce și precizări cu privire la condițiile pe care trebuie să le îndeplinească programele informatice de contabilitate.
Condițiile arhivării electronice
Chiar dacă ținerea pe cale electronică, precum și arhivarea electronică a documentelor contabile erau prevăzute anterior în legislație, nu era clar dacă documentele arhivate pe suport electronic trebuiau ținute pe hârtie. În consecință, un număr semnificativ de operatori își arhivau documentele contabile pe hârtie.
În conformitate cu Ordinul nr. 2634/2015 (punctul nr. 36 din Anexa 1), documentele contabile trebuie păstrate de către operatorii economici în arhivă pe suport hârtie sau în format electronic. Dacă registrele contabile sunt ținute cu ajutorul programelor informatice de contabilitate, documentele contabile pot fi arhivate pe suport electronic pentru toată durata impusă de lege, cu condiția ca acestea să poată fi imprimate în orice moment dacă sunt solicitate de organele de control sau dacă nevoile operatorului economici o impun.
Mai mult, arhivarea documentelor contabile poate fi încredințată și unor societăți specializate în arhivarea de documente. Aceste societăți trebuie să fie autorizate pentru prestarea de servicii de arhivare.
De asemenea, conform Ordinului, documentele contabile vor putea fi ținute nu doar la domiciliul fiscal sau sediile secundare ale operatorului economic, ci și la sediul social (care poate diferi de domiciliul fiscal).
Condiții aplicabile programelor informatice de contabilitate
Programele informatice de contabilitate utilizate de operatorii economici pentru păstrarea documentelor contabile trebuie să respecte anumite condiții:
- Să asigure concordanța strictă a rezultatelor prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative în vigoare;
- Fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conținutul unui document contabil;
- Să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte Legea nr. 82/1991 a contabilității;
- Să garanteze confidențialitatea și protecția informațiilor (prin parole, coduri de identificare pentru accesul la informații, să asigure copii de siguranță pentru programe și informații);
- Să permită imprimarea situațiilor financiare și a documentelor sintetice necesare gestiunii operaționale a entității;
- Să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare a datelor.
Cabinet de Avocat GRUIA DUFAUT
Avocați (Paris & București)
Nota :Informaţiile prezentate în acest articol nu reprezintã o consultanţă juridică. Acest articol oferă o serie de informaţii de ordin general, bazate pe legislaţia aplicabilă în ziua publicării sale, respectiv 17 decembrie 2015. Orice demers de a întreprinde sau nu o acţiune nu ar trebui să se bazeze pe aceste informaţii, ci pe o consiliere juridică specifică.
